Datenschutzerklärung der OPTIMUM datamanagement solutions GmbH

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an der OPTIMUM datamanagement solutions GmbH. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Die Nutzung unserer Website ist grundsätzlich ohne jede Angabe personenbezogener Daten möglich. Sofern eine betroffene Person besondere Services über unsere Internetseite in Anspruch nimmt (z. B. Kontaktformulare, Newsletter, Downloads), kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich werden. Ist dies der Fall und besteht keine gesetzliche Grundlage, holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG). Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie nutzen und welche Rechte Ihnen zustehen.

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:

Markus Nübling
OPTIMUM datamanagement solutions GmbH
Neureuter Straße 37 b
76185 Karlsruhe
Deutschland

E-Mail: datenschutz(at)optimum-gmbh.de
Website: www.optimum-gmbh.de

 

1. Welche Daten erfassen wir?

Wir erfassen personenbezogene Daten nur, wenn Sie uns diese aktiv mitteilen, etwa durch:

• Nutzung eines Formulars (z. B. Kontaktformular, Whitepaper-Download, Eventregistrierung)
• Anmeldung zum Newsletter
• Besuch und Nutzung unserer Website mit Zustimmung zu Statistik- oder Marketing-Cookies

Diese Daten können unter anderem umfassen:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Unternehmenszugehörigkeit
• IP-Adresse (bei Nutzung von Tools wie Google Analytics)

 

2. Erhobene Daten und Verarbeitungszwecke

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie darin eingewilligt haben. Je nach Nutzung unserer Website erfassen wir dabei insbesondere folgende Daten:

• Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer): Wenn Sie ein Formular ausfüllen oder uns kontaktieren.
• Nutzungsdaten (z. B. IP-Adresse, Gerätetyp, Browserinformationen): Wenn Sie unsere Website besuchen, um deren Funktion und Sicherheit zu gewährleisten.
• Tracking- und Marketingdaten (z. B. via Google Analytics, Meta Pixel): Wenn Sie zustimmen, um Website-Nutzung zu analysieren und unsere Inhalte zu verbessern.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Zur Bereitstellung und Optimierung unseres Online-Angebots
• Zur Bearbeitung Ihrer Anfragen oder Anmeldung zu Veranstaltungen
• Zur Zusendung unseres Newsletters, sofern Sie sich angemeldet haben
• Zur Analyse des Nutzerverhaltens, um Inhalte zu verbessern (nur mit Einwilligung)

2.1 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung gemäß Art. 6 DSGVO

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), z. B. bei Newsletter-Anmeldung oder Cookie-Zustimmung
• 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung), z. B. bei Kontaktanfragen zu Dienstleistungen
• 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung), z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten
• 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), z. B. bei Sicherheitsanalysen oder der Optimierung unserer Website

2.2 Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten

Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontaktdaten(z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Nutzungsdaten(z. B. IP-Adresse, besuchte Seiten, Klickverhalten)
• Geräteinformationen(z. B. Browsertyp, Betriebssystem, Endgerät)
• Kommunikationsdaten(z. B. Angaben aus Formularen, E-Mail-Verläufe)

 

3. Verwendung von Cookies und Einwilligungsmanagement

Unsere Website verwendet Cookies, um Inhalte nutzerfreundlich bereitzustellen, Statistiken zu analysieren und Marketingmaßnahmen zu optimieren. Sie entscheiden beim ersten Besuch über unser Cookie-Banner, welche Cookies gesetzt werden dürfen:

• Notwendige Cookies: Für den Betrieb und die Sicherheit der Website erforderlich.
• Statistik-Cookies (z. B. Google Analytics): Dienen der Analyse und Optimierung unseres Webauftritts.
• Marketing-Cookies (z. B. Meta Pixel, Google Ads): Erlauben personalisierte Werbung und deren Erfolgsmessung.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ändern oder widerrufen (am Seitenende über "Cookie-Einstellungen"). Wenn Sie ablehnen, wird ein einzelnes Cookie gespeichert, das verhindert, dass Ihre Besuche analysiert oder verfolgt werden.

 

4. Eingesetzte Tools und Dienste

4.1 Google Analytics (GA4)

Wir verwenden Google Analytics (GA4) der Google Ireland Ltd., um das Nutzerverhalten auf unserer Website zu analysieren. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). IP-Adressen werden anonymisiert. Eine Datenübertragung an Server in den USA ist möglich und erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCC).

Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit Google Analytics (GA4) finden Sie unter https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de.

4.2 Meta Pixel (Facebook)

Das Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd. wird eingesetzt, um unsere Facebook-Werbung zu optimieren. Auch hier erfolgt die Datenverarbeitung ausschließlich mit Ihrer Einwilligung.

Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit Meta Pixel finden Sie unter https://developers.facebook.com/docs/meta-pixel/implementation/gdpr/.

4.3 Google Ads

Wir nutzen Google Ads zur Erfolgsmessung und Ausspielung von Werbeanzeigen. Die Datenverarbeitung erfolgt nach Ihrer Einwilligung. Eine Übertragung in Drittländer (USA) kann stattfinden und stützt sich auf SCC.

Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit Google Ads finden Sie unter https://support.google.com/adspolicy/answer/54817?hl=de.

4.4 HubSpot (CRM, Formulare, Analytics)

Wir verwenden Dienste der HubSpot Inc. (Standort: EU-Rechenzentren), um Kontaktformulare bereitzustellen, das Kundenmanagement (CRM) zu betreiben und Marketingprozesse zu analysieren. Dabei werden personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse und Unternehmen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung. Ein AV-Vertrag liegt vor.

Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang HubSpot finden Sie unter https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy.

 4.5 YouTube-Videos (eingebettet)

Unsere Website bettet YouTube-Videos im erweiterten Datenschutzmodus ein. Erst beim Abspielen wird eine Verbindung zu YouTube hergestellt. Anbieter ist die Google Ireland Ltd. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung.

Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit YouTube finden Sie unter https://policies.google.com/privacy?hl=de. 

4.6 Google Fonts

Wir verwenden zur Darstellung von Schriftarten Google Fonts. Sofern diese extern geladen werden, kann Ihre IP-Adresse an Google übermittelt werden. Wir prüfen derzeit, ob ein lokales Hosting möglich ist.

Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit Google Fonts finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq/privacy?hl=de.

 

 5. Formulare und Newsletter

Wenn Sie ein Formular ausfüllen (z. B. für Rückrufbitten, Downloads oder Messe-Terminvereinbarungen), speichern wir Ihre Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Für den Newsletterversand nutzen wir das Double-Opt-in-Verfahren. Die Abmeldung ist jederzeit über einen Link im Newsletter möglich.

Datenschutzhinweis bei Formularnutzung

Wenn Sie ein Formular absenden, werden Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder Anbahnung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Sie erhalten beim Absenden des Formulars einen deutlichen Hinweis auf diesen Zweck.

 

6. Ihre Rechte

6.1 Betroffenenrechte gemäß DSVGO 

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

6.2 Informationen zu Ihrem Wiederspruchsrecht (Art. 21 DSVGO)

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen.
Wir werden Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6.3 Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie es zur Erfüllung der jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Sobald die Daten nicht mehr erforderlich sind, prüfen wir regelmäßig, ob eine Einschränkung der Verarbeitung oder eine Löschung möglich ist. Kontaktieren Sie uns dazu gerne unter: datenschutz@optimum-gmbh.de

 

7. Auftragsverarbeitung & Datenübermittlung

Mit allen Drittanbietern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (z. B. HubSpot, Google), haben wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abgeschlossen. Bei Datenübermittlungen in Drittländer wie die USA stützen wir uns auf geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln (SCC).

 

8. Vorrang der deutschen Fassung

Diese Datenschutzerklärung ist in deutscher und gegebenenfalls in englischer Sprache verfügbar. Im Falle von Abweichungen oder Widersprüchen zwischen den Fassungen ist ausschließlich die deutsche Version rechtsverbindlich.

 

9. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung kann regelmäßig aktualisiert werden. Bitte prüfen Sie bei Bedarf die aktuelle Version.

Stand: Juni 2025